Archive Page 6

Aláírás, disclaimer, e-mail formátuma

Aláírás:

Sokan ugyanazt az aláírást használják minden e-mail végén. Én szeretem mindig az adott helyzetnek megfelelőt használni:

  • Cégen belüli levelezésnél egyáltalán nem írok alá, úgyis látják, hogy ki a feladó 🙂
  • Ismert partnerrel való levelezésnél, gyakran csak keresztnevem vagy annak első betűjét, vagy a monogramomat írom egy egyszerű köszönéssel.
  • Új vagy ismeretlen partner esetén már a teljes nevem, cég nevet, időnként (ügy
    fontosságától függően) a cégen belüli titulusom.
    Ha szeretném, hogy adott esetben egyéb módon is el tudjanak érni, akkor a telefonszámomat
    és/vagy mobilszámomat. Nagy ritkán a cég web oldalának címét.
    Így is vigyázok, hogy rövid maradjon!

Kapni viszont rengeteg félét kapok:

  • Van, aki minden alkalommal a fényképét is beilleszti (bár első alkalommal van ennek személyes jellege, de minden e-mailben egy ismert partnerrel én túlzásnak gondolom).
  • Előfordul, hogy a cég (animált!) lógóját kapom meg minden levélben (Jaj!).
  • Vannak néha nagyon hosszú és részletes aláírások, amiben még a vállalkozás tevékenysége is szerepel (nem olyan rossz, mint egy beszúrt kép fájl, de ennek sincs sok értelme).

Szerinted milyen a jó aláírás?

Disclaimer:

Eredeti jelentése “jogi nyilatkozat” és célja, hogy minden kiküldött e-mailen szerepeljen az adott cég általános állásfoglalása a levelezésről.
Gyakorlatban annyiban különbözik az aláírástól, hogy ezt maga a levelező szerver szúrja be minden e-mail végére. Nyilván megvan az értelme, de túlzás három nyelven hosszú jogi szöveget írni. Elolvasni biztosan senki nem olvassa el, de talán kényes kérdésekben van valami haszna (nem vagyok jogász, így nem tudom, hogy adott esetben ez mitől védi meg a feladót).

Sokan használják reklámozás, például a freemail és egyéb ingyenes e-mail szolgáltatók.

Speciális felhasználás a víruskeresők által beszúrt sorok arról, hogy ellenőrizve volt a tartalom. Sok információt ez sem hordoz, ez is inkább egy reklám az antivirus cégnek. Én nem szeretem, mert felesleges, de sok kárt nem okoz. Azért érdemes odafigyelni, mert nem vett jó fényt cégedre, ha netalán valami ingyenes terméket használtok, aminek így ott virít az önreklámja. (Például az ingyenes AVG nem is használható üzleti célra.)

HTML vagy csak szöveg?

Én az egyszerű szöveget preferálom, de a HTML (formázott) e-mailt is küldök, ha szükséges kiemelni vagy jól tagolni egy levelet. Azért vigyázni kell, hogy a formázást nem szabad eltúlozni.
Ha nekem küldesz valamit, akkor kérlek, hogy a különféle levélpapír sablonoktól kímélj meg! 🙂

Tudom, hogy a fentiekről sokaknak más a véleményük, de én ezekben az esetekben is az egyszerűbb, tisztább megoldások felé hajlok…

Ismét, szokásos BSA kampány

A témáról már eddig is írtam:

Sokkal többet nem tudok hozzátenni, bár a BSA – APEH együttműködés óta a következő is bekerült már a DM levélbe:

Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a jelen, ismételt levelünkre sem küldik meg a társaságuk szoftvereinek nyilvántartását a megadott határidőre, úgy gyakorolni fogjuk az APEH és a BSA között fennálló együttműködési szerződésben rögzített jogainkat.

Erre a PSZAF válasza:

Több pénzügyi szervezet megkereste a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletét (PSZÁF) a Business Software Alliance – röviden: BSA – legújabb kampányával kapcsolatban a helyes fellépés iránt érdeklődve (figyelembe véve, hogy a BSA tavaly is hasonló akciót folytatott).

Ezúton szeretnénk tájékoztatni a PSZÁF felügyelete alá tartozó pénzügyi szervezeteket, hogy a BSA nem felügyeleti hatáskörű szervezet, hanem egy vállalkozások által alapított társaság, amelynek Magyarországon semmilyen felügyeleti, vizsgálati joga nincs. A BSA megkeresésére történő válaszadás kizárólag önkéntes. A PSZÁF az általa felügyelt intézményeknél – egyetértve a BSA céljával – tiltja az illegális szoftverhasználatot.

Mivel a pénzügyi szervezetek minősített adatokat is kezelnek (személyes adatok, banktitok, pénztártitok, biztosítási titok, stb.) és ezen adatok védelme törvényben előírt kötelességük, ezért az adatokhoz történő hozzáférést minden felhatalmazás nélküli harmadik személy esetében meg kell előzniük, illetve meg kell akadályozniuk. Mivel a minősített adatok a pénzügyi szervezeteknél jellemzően a számítógépeken is megtalálhatók, így ezen eszközök vizsgálatát minden esetben meg kell tagadni. Az informatikai eszközökön vizsgálatot csak a magyar jogszabályok által felhatalmazással rendelkező hatóságok (Rendőrség, Ügyészség, PSZÁF, APEH stb.) folytathatnak. Javasoljuk, hogy a pénzügyi szervezet minden esetben ellenőrizze a vizsgálatra kiérkező jogosultságát, kétely esetén segítséget kérhet a PSZÁF Engedélyezési és Jogérvényesítési Igazgatóságától.

Forrás: Tájékoztatás a Business Software Alliance legújabb kampányával kapcsolatban

Használjatok jogtiszta szoftvert és döntsétek el a fentiek alapján, hogy el akarjátok-e készíteni a “szoftvernyilvántartásotokat”!

Online hirdetésben is lehet vírus

A felhasználók elsősorban éberséggel, illetve valódi védelmet nyújtó, márkás vírus- és kémprogram-ellenes szoftverek használatával védekezhetnek. Don Jackson figyelmeztetése szerint a webböngészőkbe beépített biztonsági mechanizmusokban nem szabad feltétel nélkül megbízni – ugyanis előfordul, hogy a kártékony kód a valódi tartalommal azonos helyen kerül hosztolásra.

Az egész cikk olvasható: Károkozót is rejthet egy-egy banner

Tanulságok:

  • Ha Ti is használhatok hirdetésre külső forrást, akkor fontos, hogy az megbízható legyen! (Nyilván a Google Adsense és Etarget oldalairól származó hirdetésekkel nincs ilyen gond.)
  • Szükséges a víruskereső és kémprogram irtó programok használata!

Tartalék szerver

A bejegyzés apropója, hogy egyik ügyfelünknek tönkrement a szervere. Egyszerű hardver hiba volt, valószínűleg valami tápegység probléma, ami viszont károsította az alaplapot is. Előfordul az ilyen. Amint kiderült, rögtön ment a szervizesünk, megállapította a gondot, kicseréltük a hibás alkatrészeket (természetesen egy kb. kétéves gépbe nem tudtuk már, csak újabb típust tenni). Ez szükségessé tette új meghajtó programok (driverek) telepítését a Windows Serverhez. A különféle, ilyenkor szokásos gondokat figyelembe véve, viszonylag hamar megvoltunk és csak egy munkanap esett ki!

Viszont 1 munkanap nagyon sok is lehet!

Gondoljátok végig, hogy nálatok mit jelentene! Elképzelhető, hogy jobban megéri egy tartalék szervert is beszerezni (lehetőleg az élessel egyforma konfigurációt)! Ha lett volna ilyenünk, akkor egyszerűen át kellett volna tenni a merevlemezt (kettőből az egyik sértetlen volt) és gyakorlatilag majdnem azonnal működhetett volna tovább a cég!

Ezt még azzal lehet fokozni, ha az adatokat is egy automatizmus minden éjjel átmásolja, így egy mentés is van, ha még a merevlemezzel is történne valami. (Természetesen léteznek kész szoftverek, amivel folyamatosan lehet az adatokat két kiszolgálóra írni, de ezek ára jelentős.)

Nem olcsó egy tartalék szerver, de csökkentheti az állásidőt, így lehet, hogy többet meg tudtok spórolni.

Hogyan tudtok óhatatlanul jogsértést elkövetni?

Ma már nem csak a szoftver jogtisztaságára kell odafigyelni, hanem minden anyag forrására és felhasználásának feltételeire. Rengeteg lehetőségetek van, hogy véletlenül hibát kövessetek el. 🙂

Például (de nem kizárólag):

  • Térképek: semmilyen szkennelt vagy térkép oldalról kimásolt kép nem megfelelő! Vagy Ti rajzoltok egy skiccet vagy használjátok valamelyik online térkép siteot: Ötletek térképek használatához)
  • Fotók: bárhol is szerepel kép, vagy meg kell venni, vagy ingyenes forrásból beszerezni vagy saját magatoknak kell elkészíteni azt.
  • Egyéb ábrák, ikonok.
  • Zenék: talán ezt mondani sem kell. Ha a boltodban háttér zene szól, akkor még az sem elég, ha megvásárolsz egy CD-t! Talán a legszélsőségesebb kérdés, hogy a telefonközpont által lejátszott zene is ebbe a körbe tartozik.
  • Betűkészletek: ezek sem kivételek! Léteznek ingyen fontok, de nagy részük jogdíj köteles.

Tapasztalatom az, hogy sok esetben egy dolgozó vagy megbízott külsős cég használ fel olyan anyagot, amit „csak letölt” valahonnan. A cégvezetésnek mindig meg kell győződni, hogy ténylegesen megvásárlásra kerültek a felhasználási jogok (és nem csak e-mailben küldte el a fejlesztő).

Környezet

1. Csökkentsd az energia felhasználást!

Észrevétlenül néha tovább működnek a számítógépek, vagy több gépet használunk, mint kéne. Sokszor egy egyszerűbb eszköz is elegendő lenne ugyanarra a feladatra. Ezek mind lehetővé teszik, hogy kisebb legyen az energia felhasználás, ami nem csak kíméli a környezetet, de kisebb költséggel is jár.

Legyen része az informatikai szabályzatnak, hogy a munkaállomásokat éjszakára ki kell kapcsolni! Gondoljátok végig, hogy mennyi kiszolgálót használtok és ezek mindegyike szükséges-e, vagy esetleg melyik funkciókat össze lehet vonni egy gépre!

2. Papírfelhasználás

Nézzétek át a folyamatokat és könnyen elképzelhető, hogy csökkenteni tudjátok a papír és toner/tintapatron felhasználást! Sok esetben elég valamit szkennelve tárolni és nem szükséges azt másolatban egy dossziéba lefűzni. Az e-maileket általában felesleges nyomtatni.

Ha fax szerver szoftvert használtok, akkor nem szükséges minden beérkező faxot nyomtatni! Ha nem használtok, akkor érdemes!Azon túl, hogy egyszerűsíti a munkát, még spórolni is lehet a papír felhasználáson.

3. Selejtezés

Gyakran merül fel, hogy mi történjen a leselejtezett informatikai eszközökkel!

Ami még használható, azt próbáljátok meg értékesíteni. Ha nem akartok apróhirdetésekkel vagy internetes árverésekkel vacakolni (amit megértek), akkor próbáljátok meg a kollégáknak egy jelképes összegért eladni vagy odaajándékozni. Sok esetben segíthet ez, annak akinek egyáltalán nincs számítógépe.

Ami már nem használható vagy nem értékesíthető az veszélyes hulladék és semmiképpen nem szabad a normál szemét közé tenni! Az ilyet egy újrahasznosító, feldolgozó szervezetnek kell átadni. (Mi ezeket ügyfeleinktől átvesszük és rendszeresen elszállítjuk egy elektronikai hulladék gyűjtőhelyre.)

Ezt a bejegyzést a Blog Action Day -re írtam.

Amire nem vagyunk büszkék!

Velünk is megtörtént, amitől mindig tartunk: részünk volt egy adatvesztés ügyben. 😦

A történet:

Egy régi és nagyon kedves ügyfelünk otthoni gépét kellett rendbe hozni, mert vírusok és egyéb nem kívánt programok kerültek rá. Miután a probléma makacsabbnak mutatkozott, minthogy a helyszínen orvosolható legyen, a kollégánk fogta a gépet és beszállította a szervizünkbe. Ott első dolgunk (mint mindig), hogy az egész merevlemez tartalmát lementettük egy másikra. Majd, miután a helyzet azt kívánta, az ügyféllel egyeztetve az újratelepítés mellett döntöttünk. Így egy formattálás után újrainstalláltuk a Windowst.
Amikor a szervizes az adatokat vissza akarta másolni, akkor véletlenül egy másik kolléga leverte az asztalról a mentés merevlemezét, aminek a hardvere megsérült és nem is lehet róla visszaállítani adatokat.

Az adatokról (családi fotók, e-mailek, egyéb dokumentumok és egy speciális program) az ügyfélnek semmilyen mentése nincs! 😦

Sajnos most mi vagyunk a hibásak, aminek természetesen vállaljuk a következményeit, de mi sem tudjuk az adatokat pótolni! Akár az is könnyen előfordulhatott volna, hogy a vírusok adatokat törölnek, mielőtt megkapjuk a pc-t vagy beszállítás közben történik valami, és többet nem indul a merev lemez, tehát adatvesztés bármikor előfordulhat!

Tanuljatok mások hibájából! Mentsetek rendszeresen!


Kategóriák