Archive for the 'szabályzat' Category

Mikor van gond az informatikai rendszereddel?

Fordult már elő veled olyan, hogy érkezett valami tennivaló és hirtelen nem tudtad, hogy ezt hogyan, hova rögzítsed? Mi a következő lépés ezzel a feladattal, pedig napjában több hasonló is van? Vagy, hogy hova kell nyúlnod az információért, ami a feladat elindításához szükséges?

Ha igen, akkor ebből tudhatod, hogy valami hiányzik még az informatikai rendszeredben vagy valami nem optimálisan működik! Nekünk több rendszerünk is van a különböző feladatok elvégzésére, attól függően, hogy a cég melyik üzletágához tartozó feladatról van szó. Ezek a rendszerek ilyen-olyan módon csatlakoznak egymáshoz. Előfordul, hogy adatokat duplán kell rögzíteni, módosítani. Ráadásul vannak adatkommunikációs részek, amelyek nem automatikusak. Ezek mind gondot okoznak és hiba forrása lehet.

Mi azon (is) dolgozunk, hogy ezeket a problémás részeket felszámoljuk vagy automatizáljuk.

Aláírás, disclaimer, e-mail formátuma

Aláírás:

Sokan ugyanazt az aláírást használják minden e-mail végén. Én szeretem mindig az adott helyzetnek megfelelőt használni:

  • Cégen belüli levelezésnél egyáltalán nem írok alá, úgyis látják, hogy ki a feladó 🙂
  • Ismert partnerrel való levelezésnél, gyakran csak keresztnevem vagy annak első betűjét, vagy a monogramomat írom egy egyszerű köszönéssel.
  • Új vagy ismeretlen partner esetén már a teljes nevem, cég nevet, időnként (ügy
    fontosságától függően) a cégen belüli titulusom.
    Ha szeretném, hogy adott esetben egyéb módon is el tudjanak érni, akkor a telefonszámomat
    és/vagy mobilszámomat. Nagy ritkán a cég web oldalának címét.
    Így is vigyázok, hogy rövid maradjon!

Kapni viszont rengeteg félét kapok:

  • Van, aki minden alkalommal a fényképét is beilleszti (bár első alkalommal van ennek személyes jellege, de minden e-mailben egy ismert partnerrel én túlzásnak gondolom).
  • Előfordul, hogy a cég (animált!) lógóját kapom meg minden levélben (Jaj!).
  • Vannak néha nagyon hosszú és részletes aláírások, amiben még a vállalkozás tevékenysége is szerepel (nem olyan rossz, mint egy beszúrt kép fájl, de ennek sincs sok értelme).

Szerinted milyen a jó aláírás?

Disclaimer:

Eredeti jelentése “jogi nyilatkozat” és célja, hogy minden kiküldött e-mailen szerepeljen az adott cég általános állásfoglalása a levelezésről.
Gyakorlatban annyiban különbözik az aláírástól, hogy ezt maga a levelező szerver szúrja be minden e-mail végére. Nyilván megvan az értelme, de túlzás három nyelven hosszú jogi szöveget írni. Elolvasni biztosan senki nem olvassa el, de talán kényes kérdésekben van valami haszna (nem vagyok jogász, így nem tudom, hogy adott esetben ez mitől védi meg a feladót).

Sokan használják reklámozás, például a freemail és egyéb ingyenes e-mail szolgáltatók.

Speciális felhasználás a víruskeresők által beszúrt sorok arról, hogy ellenőrizve volt a tartalom. Sok információt ez sem hordoz, ez is inkább egy reklám az antivirus cégnek. Én nem szeretem, mert felesleges, de sok kárt nem okoz. Azért érdemes odafigyelni, mert nem vett jó fényt cégedre, ha netalán valami ingyenes terméket használtok, aminek így ott virít az önreklámja. (Például az ingyenes AVG nem is használható üzleti célra.)

HTML vagy csak szöveg?

Én az egyszerű szöveget preferálom, de a HTML (formázott) e-mailt is küldök, ha szükséges kiemelni vagy jól tagolni egy levelet. Azért vigyázni kell, hogy a formázást nem szabad eltúlozni.
Ha nekem küldesz valamit, akkor kérlek, hogy a különféle levélpapír sablonoktól kímélj meg! 🙂

Tudom, hogy a fentiekről sokaknak más a véleményük, de én ezekben az esetekben is az egyszerűbb, tisztább megoldások felé hajlok…

Egy új dolgozó első tevékenysége

Írtam már a felhasználók tájékoztatásának fontosságáról, most egy, a napokban megtörtént esetet ismertetnék.

Kaptam egy kör e-mailt egy ismeretlen cégtől (“Rendőrségi tájékoztató”, semmi különös, már láttam párszor). A címzettek között további 50-100 egyéb cím. Részemről egy szomorú “megint egy szokásos” gondolattal töröltem és nem fogalalkoztam a kérdéssel.

Rá egy nappal érkezett ugyanonnan a következő (ugyanannak a címzett körnek, szintén minden e-mail cím látható):

Tisztelt XY!

Elnézését kérjük a továbbított e-mail-el kapcsolatban! Sajnálatos tévedés történt, melyet cégünk egyik új alkalmazottja követett el. Hozzá nem értése miatt továbbította a lenti üzenetet igen kényelmetlen helyzetet teremtve ezzel. Cégünk soha nem élne vissza a legális úton, kitartó munkával és szakértelemmel kialakított ügyfélköre adataival és ígérjük, hogy a jövőben hasonló eset nem ismétlődhet meg!

Köszönjük szíves megértését!

Tisztelettel,
[ügyvezető igazgató]

Láthatóan nem mindenki viselte nyugodtan az eredeti e-mailt.

Ha nem szeretnéd, hogy Neked is magyarázkodni kelljen és esetleg egy új dolgozó tudatlansága miatt, a céged jó hírneve szenvedjen csorbát, szükséged van egy szabályzatra és azt belépés után, mindenkinek el kell olvasnia és aláírnia! Sajnos nem mindenki van tisztában, azzal, hogy mit lehet és mit nem!

Erről jutott eszembe egy régebbi hasonló történet. Szintén új dolgozó az első munkanapján, azonnal MSN Messenger-t telepített a gépére. Erre érkezett a főnök és jól leszúrta. Ő pedig nézett nagyon, mert “az előző helyen ez lehetett, nem tudta, hogy itt tilos.

Szóval ki követte el a hibát a fenti esetekben?

Kiszivárgott adatok

Most kivételesen nem az adatok mentéséről, hanem éppen azok megsemmisítésének fontosságáról fogok írni.

Az előző bejegyzésben említett CHIP magazinban jelent meg egy cikk, amelyben azt taglalják, hogy az ebayen vásárolt, használt adathordozókon milyen adatokat találtak:
USB memória – MP3 zenék, legális program kalózmásolata
Merevlemez – film kalózmásolata, magán információkat tartalmazó dokumentumok (adóbevallás, stb)
Digitális kamera memória – fényképek
Stb. 
Általában jellemző, hogy mindegyiket törölte az eladás előtt a tulajdonosa, de azt egyszerű eszközökkel sikerült visszaállítani.

Ha bármilyen adathordozót (még a cikkben mobil telefon is szerepelt) leselejteztek, akkor előtte azt megfelelő módon törölni kell! Ennek egyszerű módja a zagyva adattal való többszöri felülírás, de jobb ezt, egy megfelelő szoftverrel, automatikusan megtenni. Nem szabad a selejtezett informatikai eszközöket, amik korábban bizalmas adatokat tartalmaztak, csak úgy eladni vagy elajándékozni. Ugye, Ti sem csak kidobjátok azokat, hanem, mint veszélyes hulladékot, megfelelő módon kezelve semmisítitek meg!

Évváltás

Az év végi adatokból a rendszeres napi mentésből érdemes egy napit külön eltenni. Ha nem készítenétek rendszeres, napi mentést, akkor itt a jó alkalom, hogy most készüljön egy! 🙂

A nem aktív adatokat archiváljátok! Tehát készüljön róla másolat, tegyétek el és utána a file szerveren már csak olvasható legyen! Így nem szükséges a napi mentésbe belevenni azokat!

Ha sok az időd, akkor egy kis új évi tisztogatást is érdemes megtenni! A biztosan nem kellő adatokat (fileok, e-mailek, stb.) töröld! A várhatóan nem szükséges adatokat archiválás után, töröld!

Távmunka és e-mail

Ma már teljesen általános, hogy valaki otthonról (is) dolgozik. Vannak ügyfeleink, ahol már a középvezető sem biztos, hogy minden nap bemegy az irodába dolgozni, hiszen otthonról is el tudja végezni a munkáját. Telefonja úgyis mobil, tehát a kommunikáció sem okozhat problémát. Sőt, haladóbb telefonközponttal még az irodai melléket is át tudja irányítani az otthoni telefonjára vagy a mobiljára.

Az e-mail átirányítás sem szokott problémát okozni (ha nem megoldott a vállalti e-mail rendszerhez való távoli hozzáférés). Viszont ilyenkor gyakran kapok válaszlevelet valakinek az otthoni e-mail címével! Tehát küldök egy e-mailt a vezeteknev.keresztnev@cegnev.hu címre, de a válasz a becenev@freemail.hu –ról érkezik.

Innen szeretném jelezni, hogy erre semmi szükség! Az otthoni levelező programban is be tudod állítani a céges címedet, függetlenül attól, hogy a bejövő postafiók egy másik szolgáltatónál van. Lényegesen professzionálisabb ilyen módon megoldani a kérdést és nem feltétlen a partnerek tudtára adni a privát címedet.

Az informatikai szabályzatnak is része kéne, hogy legyen, hogy partnerekkel privát e-mail címről levelezni tilos!

Még egy tipp ilyen esetekre: ha szeretnéd, hogy az otthonról küldött válasz az irodai rendszeren is meglegyen (tehát rendelkezésedre álljon a teljes párbeszéd), akkor küldj a saját címedre egy titkos másolatot!

BSA aktuális kampány

Májusban az akkori BSA kampány kapcsán már leírtam gondolataimat. Most nem akartam ismét elővenni a témát, pedig nem múlt el nap az előző héten, hogy valamelyik ügyfelünk ne hívott volna fel ezügyben.

A jelenlegi kampány a májusi folytatása. Én két verzióját láttam:

1. Aki nem foglalkozott a májusi DM levéllel (vagy meg sem kapta azt!)

“A Business Software Alliance (BSA) ügyfelünk nevében és képviseletében ez év májusában levélben megkerestük Önöket a vállalatuk által használt, BSA tagok által kiadott szoftverek nyilvántartásával kapcsolatban.
A levélre ügyfelünk a mai napig nem kapott választ Önöktől – vélhetően a szoftverek nyilvántartásával kapcsolatos adminisztratív hiányosságok miatt.”

Kicsit furcsa, hogy rögtön azt tételezik fel, hogy nincs rendben a szoftverek nyilvántartása! Esetleg, hogy nem volt idő egy nem kötelező nyilvántartást elküldeni egy szervezetnek, akivel nem biztos, hogy meg akarjuk osztani a bizalmas adatainkat?

2. Aki elküldte a kért szoftvernyilvántartást:

“Köszönjük, hogy elküldte a vállalatuk szoftvernyilvántartását.

A BSA szakértői a nyilvántartást áttekintették és az alábbi minősítéssel (megjegyzésekkel) látták el:

– A válaszlevél nyilvántartás-melléklettel érkezett, így feltételezhető, hogy a vállalat a törvényi előírásoknak megfelelően nyilvántartást vezet.
– A levélben felsorolt szoftvernyilvántartási adatok tartalmilag nem felelnek meg a BSA ajánlásainak.
– A válaszlevélben vagy mellékletben nincs utalás a vállalat által használt számítógépek számára, így a nyilvántartás nem tekinthető teljesnek.”

Ebből leginkább az utolsó pontot találom zavarónak. Egyrészt még a BSA honlapjáról letölthető szoftvernyilvántartási minta sem tartalmaz utalást a “vállalat által használt számítógépek számára”. Másrészt ha nem BSA tag által gyártott szoftver van egy gépre telepítve, akkor miért lenne szükséges ezt nekik elküldenem?!

Mindegyik levélben nagyon finoman, nagyon jól megfogalmazva jogi lépéseket helyeznek kilátásba, ha nem küldjük el a szoftvernyilvántartást. Mindegyik levél mellékleteként csatoltak mintát a szoftverek nyilvántartására, az alkalmazotti nyilatkozatra, illetve a szoftver etikai kódexre. (Ebből a szoftvernyilvántartás letölthető a BSA honlapjáról, PDF formátumban, ami elég nehezen hasznosítható, mivel nem könnyen tölthető ki, csak a kinyomtatott verzió, kézzel. A többi dokumentum még le sem tölthető! Azért ha valaki szeretné használni, innen le tudja tölteni és igény szerint módosítani: Szoftver Etikai Kódex és Alkalmazotti nyilatkozat)

Bár hasznos és javasolt, hogy legyen szoftvernyilvántartásotok, de részemről nem szívesen osztom meg ezt egy szervezettel, akinek erre törvényi felhatalmazása nincs! Bár én nem vagyok jogász és ez a téma, egyre inkább, rájuk tartozik. Az informatikusnak csak a technikai listát kell elkészíteni a telepített szoftverekről.


Kategóriák