Archive for the 'e-mail' Category



File küldése

Ha egy partnernek kell anyagot küldeni, akkor több megoldás is van rá. E-mail csak akkor jön szóba, ha a file típusa nem végrehajtható és a mérete max 1-2MB. Minden más esetben valamilyen alternatív módot kell keresni.

A korábban már írtam a www.yousendit.com szolgáltatásról, de ugyanilyen a www.justupit.com is. Ezek segítségével regisztráció nélkül, könnyen tudtok, akár nagy adatokat is küldeni.

Ha a file tartalma bizalmas, akkor azt betömörítve jelszóval lehet védeni (figyeljetek, hogy a file neve a tömörített fileban jelszó nélkül is látszik, tehát a beszédes filenevek kerülendőek!)

Azonban előfordulhat, hogy szeretnétek valami saját megoldást. 🙂
Kiválóan használható erre a saját web oldalatok tárhelye. Csinálni kell egy új mappát (például: “fileok”) és az ide feltöltött dokumentumokat a http://www.cegnev.hu/fileok/{fileneve} formában tudják mások elérni. A letöltéshez nem szükséges jelszó, de a feltöltéshez igen, ami egyben az egész web tárhely jelszava! Ez problémát okozhat, mivel nem tanácsos a web tárhely jelszavát a munkatársaknak kiadni. Erre tud készíteni a web tervezőtök egy egyszerű oldalt, ahol a feltöltést más is el tudja végezni.

Én is elkészítettem saját magunknak ezt a feltöltő oldalt. Ha szükséged van rá, akkor szólj, elküldöm! 🙂

Hírlevelek formátuma

Hírlevelekre szükség van, de nem mindegy azok formája.

Ha csak szöveg az e-mail, akkor azt biztos, hogy minden címzett tudja olvasni, de nincs lehetőség a formázásra. Ezért kedveltebbek a HTML formátumú levelek, viszont ezek megjelenése nagyban függ a fogadó oldal rendszerétől. Lehetetlen minden variációt kipróbálni, de az elterjedtebb levelező kliens szoftverekben tesztelni kell:
Outlook Express (Windows Mail), Outlook 2003/2007, Thunderbird, esetleg Opera Mail, stb.

Továbbá meg kell nézni, hogy a webes levelező rendszer hogyan jelenítik meg:
Gmail, Hotmail, Yahoomail, Freemail, Vipmail, Citromail.
(Ezek közül csak azokat kell tényleg tesztelni, amelyből ténylegesen sok van az e-mail adatbázisotokban.)

Én több olyan körlevelet láttam, amiben csak egy jpg vagy gif file szerepelt. Bár ez biztosan rendesen megjelenik, de nem gondolnám, hogy ez a célravezető módszer. A szöveg tartalomnak megvan az az előnye is, hogy később, amikor a felhasználó próbálja megkeresni, akkor könnyebb kulcsszavakat találni hozzá.

Korábban a B2B online marketing blogon itt írtak a témáról. És kiemelve az új Outlook verzió (Outlook 2007) változásairól itt.

Én a minimális formázást és inkább szöveges tartalmat javaslom! Azzal viszonylag kevés a gond és úgyis a tartalom a fontos! 🙂

Ötletek térképek használatához

Egy rendezvényre, a szervező cég, a helyszín megközelítéséhez a térképet egy csatolt képként küldte (108Kbyte). A képet valamilyen ingatlan kereső oldalról szedték le, mert a helyszín megjelölése “Az ingatlan helye” szerepelt. Amúgy a térkép arra volt megfelelő, hogy nagyjából betájolható legyen a megközelítés. Erről jutott eszembe, hogy a térképeket a web oldalakon még ma is sok helyen egy beszkennelt vagy valamilyen online oldalról másolt kép jelenti.

Most nem fogom firtatni ennek szerzői jogi oldalát, mert amúgy ezek felhasználáshoz is engedélyt kell kérni! Inkább a használhatóságot emelném ki! Miután ingyen rendelkezésre áll számos online, ingyenes térkép rendszer, érdemes azokat használni.

Egy közel sem teljes lista, ami rögtön megmutatja cégünk helyét:

Ha e-mailben kell küldened, akkor elég egy megfelelő link (ha túl hosszú lenne, akkor a kul.hu oldalon tudsz egy megfelelő rövidet készíteni), ha az oldaladra kell beágyazni, akkor vagy ki teszed a linket, vagy például a Google esetében ezt be is ágyazhatod.
Sok rossz példa helyett, egy jó: Hunet Kft elérhetőség

Hacsak nem tudtok valami látványos és egyedi megoldást a megközelítésre, akkor használjátok a fentit!

E-mail alapok

Most tényleg nagyon alap információkat írok le, de az elmúlt időben többször tapasztaltam, hogy nem mindenki számára teljesen egyértelmű.

Az e-mailek fejlécéről lesz szó.

Feladó: a feladó mezőbe bárki, bármit beírhat. (Mint ahogy bármikor feladhatok a postán egy levelet másnak a nevében.) Tehát az, hogy egy ismert címről kapsz egy e-mailt még nem azt jelenti, hogy azt az adott feladó küldte. Ha a tartalma nem illeszkedik a megszokott stílushoz vagy bármilyen okból gyanús, hogy nem az általad ismert feladó küldte, akkor kérdezz rá, akár telefonon is! Nem jelenti, hogy a feladó gépét feltörték, hogy az ő nevében érkezik Neked egy levél. Gyakorlatilag sok esetben ez egyszerűen a spamek kategóriájába esik.

Címzett: (ez önmagáért beszél) az vagy azok, aki(k)nek a levél szól.

Másolatot kap: olyan személy(ek), akiket tájékoztat a feladó az adott e-mailről, de nem direkt nekik szól. A címzett(ek) is látják, hogy ki kapott másolatot még az e-mailből, tehát kihez jutott még el az információ.

Titkos másolat: mint előző, de sem a címzett(ek), sem a másolatot kap mezőben szereplők nem értesülnek, hogy erről valaki titkos másolatot is kapott. Ha többen kapnak titkos másolatot, akkor azok egymásról sem fognak tudni.

Bár az elmúlt három mezőben szereplő minden címzett megkapja az e-mailt, de teljesen más a jelentőségük és érdemes ezeket ennek megfelelően használni!

Példák:

  • Meghívót küldesz szét és szeretnéd, hogy a címzettek tudják, hogy kik a résztvevők: mindenki a címzett mezőbe kerüljön!
  • Exkluzív ajánlatot küldesz és nem akarod szétküldeni a címlistámat: az e-mail címek a “titkos másolat” mezőbe kerüljenek!

Tárgy: kitöltendő és lehetőleg az e-mail tárgyának megfelelően. Nagyon nem szeretek olyan e-maileket kapni, aminek nincs tárgya vagy egy korábbi levélre válaszolva, annak tárgya marad meg.

Ha velem levelezel, akkor köszönöm, hogy odafigyelsz a fentiekre! 🙂

Tájékoztató az e-mailben érkező kéretlen üzleti célú üzenetekről

A spam e-mailben érkező kéretlen, üzleti célú üzenet, azaz elektronikus levélszemét. Nevét a Monthy Python elhíresült jelenetéről kapta, amelyben az étterembe gyanútlanul betérő vendég nem tudott olyan ételt rendelni, amelyben ne lett volna löncshús vagyis spam, eszi, nem eszi. Elektronikus postaládánk megtisztítása a beáramló levélszeméttől lassan mindennapi rutinná válik. Ha nem vigyázunk és nem teszünk ellene, elárasztanak a kéretlen levelek úgy, ahogy postaládánk is megtelik a hirdetéseket tartalmazó szórólapokkal.

NHH oldalán a spamekről található tájékoztató sok újat nem ír, de egy jó összefoglaló a témában. Oldalon található még egy a kliens oldali spamszűrőket összehasonlító teszt is. Jól jöhet, ha a szolgáltatótok vagy a levelező szerveretek nem végezné el a spamek szűrését.

Amennyiben hírlevél, kör e-mail, stb küldését tervezitek, akkor figyelmetekbe ajánlom a következő részt is:
Mindez azt jelenti, hogy nem küldhető elektronikus hirdetés olyan személynek, aki nem adott ehhez előzetes hozzájárulást.

Spam szűrés

A spam szűrést alapvetően két módszer létezik:

  • el sem fogadja a levelet a szerver, amit valamiért spamnek érzékel,
  • elfogadja az e-mailt és utána azt megjelöli vagy elkülöníti.

Az első esetben, ha a feladó valós küldő, akkor kell, hogy értesüljön arról, hogy a levelét az ő szervere nem tudta kézbesíteni. Én ezt jobb megoldásnak tartom, mint azt, hogy mindent elfogadunk, mert így a mi oldalunkon jelentkezik többletmunka, mivel a spamnek vélt leveleket időnként át kell nézni, fals pozitív azonosításokat miatt.

A mi szerverünk jelenleg 4 okból nem fogad el e-mailt:

  • Hamis néven jelentkezik be küldő oldali kiszolgáló. (Rendes szerverek ilyet nem tesznek, ha mégis ezt a küldő oldalon lehet átállítani.)
  • A küldő szerver címe valamilyen tiltó listán (ezek külső, automatikusan frissülő adatbázisok) van. (Általában azért, mert korábban spam küldésben vett részt.)
  • A küldő szervernek nem jó az un. reverse DNS rekordja. (Technikai hiba, amit a feladó internet szolgáltatója tud általában javítani.)
  • A feladó e-mail címét a mi szerverünk visszaellenőrzi és az ellenőrzés sikertelen. (Megint a küldő szerveren kell orvosolni.)

Mint látható minden esetben a feladó oldalán lehet a hibát orvosolni. Bár üzemeltetés szempontjából így is sok munkánk van, az ügyfeleink által nem megkapott e-mailek utáni nyomozásban, de alapvetően ezt tartom a célravezető módszernek.

Ezekkel a szűrésekkel jelentősen lehet a beérkező spamek számát csökkenteni, mert a valós küldőknél ritka, hogy a fentiekkel probléma legyen. Még így is beérkezik egy kevés spam, de tavaly év végi statisztikákban az látszott, hogy az így visszautasított e-mailek az össz e-mailek kb. 70-80%-a, igen kevés fals visszautasítással.

(A fentiek után még van egy vírusellenőrzés is, ami a vírusos leveleket törli, mert azoknak nincs hasznos tartalmuk. A végrehajtható csatolt filet tartalmazó leveleket a szerver kb. 8 órát késlelteti, de utána automatikusan továbbküldi.)

Ha valahonnan nem fogad el a szerverünk levelet és az ottani rendszer üzemeltetője ezt nem tudja javítani, akkor mi az adott címet fel tudjuk venni a helyi kivétel listára, így az adott partner helyi hibájától függetlenül elfogadjuk a levelet.

Ha a fenti egy ügyfelünknek nem lenne megfelelő, akkor az ő domainját tudjuk kivétel listára tenni és így minden beérkező levelet átengedünk. Eddig ezt korábban 4 ügyfelünk kérte, de azóta már ők is visszacsináltatták, egyikük 2 nap után!

Ha ellepnének a spamek Titeket, akkor az nagyon sok manuális munkát le tud kötni. Javaslom, hogy gondolkodjatok el valami fentiekhez hatékony védekezésen (vagy gyertek Hozzánk és a fentieket automatikusan megkapjátok)!

Hírlevél leiratkozás

Gyakran kapok hírleveleket. Miután én ellenőrzöm a már nem nálunk dolgozók e-mail címeire érkező esetleges érdemi leveleket, azokra is érkeznek még ilyen jellegű küldemények. (Megjegyzem, jellemzően csak ilyenek érkeznek, nagyon ritka a tényleg fontos e-mail. Legegyszerűbb lenne, a már nem valós címzetteknek küldött leveleket a szervernek el sem fogadni, így az érdemi leveleknek a küldő e-mail kiszolgáló egy választ generálna. De ez jelenleg nem így működik nálunk, elfogadjuk a régi címre küldött e-maileket is, így azokat át kell nézni.)

Sok hírlevélre a leiratkozás általában egy válasz e-mail küldésével lehetséges. Ez nagyon nem jó! Sokan nem tudnak más nevében levelet küldeni, így leiratkozni sem! A legjobb egy link, amire kattintva egy OK gomb megnyomásával lehet a leiratkozást megtenni. Ehhez persze mindenkinek egyedien, névre szólóan kell a körlevelet elküldeni. Ha ez bonyolult lenne, akkor egy általános oldal is megteszi, ahova be kell írni a lemondandó e-mail címet. (Viszont ebben az esetben jó, ha kiderül, hogy ténylegesen kinek is szólt az eredeti levél.)

A hírlevelednek nem az a lényege, hogy a lehető legtöbb emberhez eljusson, hanem, hogy az érdeklődők megkapják. Igenis könnyűvé kell tenni a leiratkozást is, ha hosszútávon nem akarod elveszteni a potenciális vagy meglévő partnereid bizalmát.

A hírlevelek egyéb problémáiról a harzol írt nemrég. Azt is érdemes elolvasnod.

Frissítés: Hozzászólásban hívta fel a figyelmemet Gál Kristóf, hogy ő is említette a témát.


Kategóriák