Tartalék internet kapcsolat

Könnyen lehet, hogy nem is veszitek észre, mennyire kritikus a cég működése szempontjából, a működő internet kapcsolat.

Az elmúlt időben több ügyfelünknél is volt hosszabb, rövidebb ideig szolgáltatás kiesés. Általában ADSL vonalat használnak és azzal évente egy-két meghibásodás előfordul. Az ADSL vonalak működéséhez szükséges infrastuktúrát a T-Com biztosítja, bárki is legyen a tényleges internet szolgáltató (azokon a helyeken, ahol a telefonvonalat is a T-Com szolgáltatja). Ezekben a szerződésekben a hibaelhárítás maximális ideje 48 óra! (Tehát akár két napig is lehet, hogy nincs internet!)

Tapasztalatunk szerint, például a könyvelők, szeretnek mindent a határidő végére hagyni, akkor viszont kritikus egy működő internet kapcsolat, mert a bevallásokat elektronikusan kell eljuttatni az APEH-hez. A banki terminálok jelentős része is internet alapú, továbbá számos egyéb szolgáltatást is használhat a cégetek, amihez nélkülözhetetlen az internet elérés. Nem beszélve az üzleti életben megkerülhetetlen e-mailről. (Ha én nem válaszolok egy-két e-mailre 1 napon belül, akkor már felhívnak.)

Első lépésben gondoljátok végig, hogy mekkora kiesést bír a cég elviselni és ez alapján gondoskodjatok valamilyen tartalék megoldásról!

Mi jöhet szóba?

• Másik ADSL vonal: nem túl sok értelme van, mivel előfordulhat olyan központi (T-Com) meghibásodás, ami mindegyik vonalat érinti, még abban az esetben is, ha azt más szolgáltató biztosítja.
• KábelTV-s kapcsolat: ha van rá lehetőség, akkor ez egy jó megoldás lehet, sajnos sok helyen nincs ilyen szolgáltató.
• ISDN (esetleg analóg telefon): végszükség esetén ez is jó lehet, de általában ennek a sávszélessége tényleg csak a minimális feladat ellátására elegendő. (És még mindig előfordulhat, hogy az ISDN vonal hibája miatt nincs ADSL kapcsolat, viszont ilyenkor az ISDN sem működik!)
• Mobil Internet (HSDPA/3G): nagy előnye, hogy teljesen független a T-Com hibától.

Természetesen nem feltétlen kell megoldani, hogy egy kiesés esetén az egész hálózatnak legyen internet kapcsolata. Elképzelhető, hogy az számotokra a gazdaságos megoldás, hogy a banki terminál vagy könyvelés gépén van csak egy tartalék kapcsolat.

Mit látnak az ügyfelek?

Korábban már írtam arról, hogy mennyire fontos, hogy egy ügyféltérben ne elavult számítástechnikai eszközöket legyenek láthatóak.
Arról is, hogy egy bemutató számítógépen mennyire fontos a háttér és egyéb beállítások.
Egy autószervizben láttam minap egy nagyon pozitív példáját a képernyővédő használatnak. Egyik gépen egy látványos, céget is bemutató képernyővédő indult el, amikor a felhasználó ott hagyta a gépét. Ezt az ügyféltérből is jól lehetett látni az elegáns, 19″-os LCD kijelzőn.

Bár ez egy nagyon látványos, animált program volt, de egyszerű, ingyenes eszközökkel is tudtok, egy fotókat automatikusan megjelenítő és időnként cserélgető képernyővédőt beállítani.

Hogyan álljatok neki egy új szoftver bevezetésnek?

Milyen megoldást érdemes választani? – mrbond előző hozzászólásán elgondolkodva merült fel bennem a kérdés.

Én úgy látom, hogy ha kell egy problémára egy megoldás, akkor első lépésben érdemes körbenézni, hogy van-e erre kész szoftver (akár ingyenes, akár megvásárolható) és az mennyire fedi le az adott feladatot?

Ha létezik ingyenes (amit esetleg aktívan fejlesztenek), akkor erősen érdemes elgondolkodni annak lehetséges bevezetésén és megpróbálni felmérni, hogy mennyire felel meg az igényeknek (és ha nem, akkor az igények mennyire módosíthatóak, hogy megfeleljenek!) Egy ilyen megoldás előnye, hogy ha a telepítést és konfigurálást végző csapat később nem áll rendelkezésre, akkor általában található más.

Ha vásárolható termék tűnik alkalmasnak, akkor fontos megnézni, hogy milyen cég kínálja azt? Megtévesztő lehet egy-két kész termék, mert lehet, hogy ugyanúgy csak egy programozó áll mögötte. Referenciák segíthetnek, ha nem egy “ismert névről” van szó.

Ha sem ingyenes, sem vásárolható formában nincs alkalmas megoldás, akkor fejleszteni kell! Ebben az esetben is körültekintően kell kiválasztani a programozót és megfelelő rendszertervvel és szerződéssel kell biztosítani a projekt sikerét!

Te céged mennyire függ a programozódtól?

Erre a provokatív kérdésre nem tudok felelni! Csak szeretném felhívni a figyelmedet egy esetleg lappangó problémádra.

Sok kkv-nak van egyedi ügyviteli rendszere vagy egyéb, a cég működéséhez nélkülözhetetlen szoftvere. Számos helyen látom, hogy ez folyamatos fejlesztést igényel, igazodva a változó gazdasági helyzethez és reagálva a piaci hatásokra. Ennek hibátlan és folyamatos működése kritikus a cég szempontjából. Az ilyen, piacon nem kapható szoftverek esetében más nem fog tudni módosítani rajta, csak aki készítette. Tehát nagyon fontos, hogy a programozó elérhető legyen és a felmerülő kérdésekre megfelelő időben és minőségben tudjon megoldást találni.

Ha nem bízol meg benne, akkor kell egy “B” terv! 🙂

Mit szabad a szabadságon, és mit nem?

Természetesen az informatikát illetően… 🙂

Sok esetben elkerülhetetlen, hogy a szabadságod alatt is dolgozz. Ellenőrizd az e-maileket, a fontosakat megválaszold, stb. Viszont miután nem a saját hálózatodon, sőt még az is lehet, hogy nem a saját számítógépeden dolgozol, így nem árt tudni, hogy milyen veszélyeket rejt ebben az esetben a munka:

1. Saját notebookkal
   Viszonylag jó helyzet. Csak arra kell figyelni, hogy a hálózat, amihez csatlakozol, az mennyire biztonságos. Például egy nem titkosított wifi hálózaton, az ott átmenő adatokhoz más is hozzáférhet. De ha egy ilyen kapcsolaton keresztül VPN-en csatlakozol, akkor ez a veszély sem fenyeget.
2. Internet kávézóban vagy egyéb bérelt gépen
   Ilyenkor már nem csak a teljes hálózati forgalom esetleges lehallgatása a veszély, hanem az ismeretlen programok is, mivel nem tudod, hogy mik futnak az általad használt számítógépen! Akár minden tevékenységet naplózhatják, így hozzáférhetnek a jelszavakhoz és egyéb bizalmas információkhoz.
   Mit ne tegyél?
   – Ne állítsd be levelező klienset a leveleid letöltéséhez!
   – Ne állítsd be a VPN kapcsolatodat a csatlakozáshoz!
   – Ne férj hozzá a jelszavaddal olyan belső információs oldalakhoz, amihez nem feltétlen szükséges!
   – Ne használd az online bankod! (Kivéve, ha annak a jelszava automatikusan időnként változik, bár én ebben az esetben is csak végszükség esetében tenném.) 
   Mit tehetsz?
   – Nyugodtan használj webes e-mail rendszert a leveleid megtekintéséhez.

És végezetül egy jó tanács: ne hagyj magad után semmit a gépen. Én még a böngésző előzményeket is törölni szoktam.

Automatizálás

Sok cég nem használja ki az informatikában rejlő lehetőségeket!

Tegnap egyik kedves ügyfelemmel áttekintettük, hogy a decemberben üzembe helyezett új szervernek, milyen lehetőségei vannak, amit az előző nem tudott.
Eközben derült ki, hogy kommunikációjuk egy jelentős része még mindig faxon történik, amin ők nem tudnak változtatni, tehát nem tudják az e-maillel helyettesíteni azt. A beérkezett faxokat egy régi hőpapíros készülék fogadja. Miután e-mailben kell továbbítani, azokat bescanelik és úgy küldik tovább. Egy nem jelentős beruházás (modem, kb. 10.000 Ft) és már tudják használni a fax kiszolgálót, ami eleve e-mailben kézbesíti a beérkezett faxokat és azt csak továbbítani kell.
Így nemcsak gyorsítják a munkafolyamatokat, de még drága hőpapírt sem kell majd venniük!

Egy másik tipikus példa a banki bizonylatok feldolgozása. Sok helyen ez még mindig nem automatizált, így lassú és sok hibát rejt magában.
Ma már egy cég nem élhet elektronikus banki program nélkül, amivel megspórolja, hogy az utalásokat a bankba kelljen vinni. Mi, már több mint 5 éve, a beérkező bizonylatok feldolgozását is automatizáltuk. Ügyviteli szoftverünk készítője leprogramozott egy import modult, amivel a banki bizonylatokat automatikusan fel tudjuk dolgozni. Így nem kell megvárni a postai úton a banki bizonylatokat, tehát hamarabb, kevesebb emberi munkával kerülnek azok feldolgozásra és pontosabban!

Konzultálj az informatikusoddal, hogy mit lehetne Nálatok optimalizálni! Vagy keress meg, segítek! 🙂

Évváltás

Az év végi adatokból a rendszeres napi mentésből érdemes egy napit külön eltenni. Ha nem készítenétek rendszeres, napi mentést, akkor itt a jó alkalom, hogy most készüljön egy! 🙂

A nem aktív adatokat archiváljátok! Tehát készüljön róla másolat, tegyétek el és utána a file szerveren már csak olvasható legyen! Így nem szükséges a napi mentésbe belevenni azokat!

Ha sok az időd, akkor egy kis új évi tisztogatást is érdemes megtenni! A biztosan nem kellő adatokat (fileok, e-mailek, stb.) töröld! A várhatóan nem szükséges adatokat archiválás után, töröld!