Te céged mennyire függ a programozódtól?

Erre a provokatív kérdésre nem tudok felelni! Csak szeretném felhívni a figyelmedet egy esetleg lappangó problémádra.

Sok kkv-nak van egyedi ügyviteli rendszere vagy egyéb, a cég működéséhez nélkülözhetetlen szoftvere. Számos helyen látom, hogy ez folyamatos fejlesztést igényel, igazodva a változó gazdasági helyzethez és reagálva a piaci hatásokra. Ennek hibátlan és folyamatos működése kritikus a cég szempontjából. Az ilyen, piacon nem kapható szoftverek esetében más nem fog tudni módosítani rajta, csak aki készítette. Tehát nagyon fontos, hogy a programozó elérhető legyen és a felmerülő kérdésekre megfelelő időben és minőségben tudjon megoldást találni.

Ha nem bízol meg benne, akkor kell egy “B” terv! 🙂

Mit szabad a szabadságon, és mit nem?

Természetesen az informatikát illetően… 🙂

Sok esetben elkerülhetetlen, hogy a szabadságod alatt is dolgozz. Ellenőrizd az e-maileket, a fontosakat megválaszold, stb. Viszont miután nem a saját hálózatodon, sőt még az is lehet, hogy nem a saját számítógépeden dolgozol, így nem árt tudni, hogy milyen veszélyeket rejt ebben az esetben a munka:

1. Saját notebookkal
   Viszonylag jó helyzet. Csak arra kell figyelni, hogy a hálózat, amihez csatlakozol, az mennyire biztonságos. Például egy nem titkosított wifi hálózaton, az ott átmenő adatokhoz más is hozzáférhet. De ha egy ilyen kapcsolaton keresztül VPN-en csatlakozol, akkor ez a veszély sem fenyeget.
2. Internet kávézóban vagy egyéb bérelt gépen
   Ilyenkor már nem csak a teljes hálózati forgalom esetleges lehallgatása a veszély, hanem az ismeretlen programok is, mivel nem tudod, hogy mik futnak az általad használt számítógépen! Akár minden tevékenységet naplózhatják, így hozzáférhetnek a jelszavakhoz és egyéb bizalmas információkhoz.
   Mit ne tegyél?
   – Ne állítsd be levelező klienset a leveleid letöltéséhez!
   – Ne állítsd be a VPN kapcsolatodat a csatlakozáshoz!
   – Ne férj hozzá a jelszavaddal olyan belső információs oldalakhoz, amihez nem feltétlen szükséges!
   – Ne használd az online bankod! (Kivéve, ha annak a jelszava automatikusan időnként változik, bár én ebben az esetben is csak végszükség esetében tenném.) 
   Mit tehetsz?
   – Nyugodtan használj webes e-mail rendszert a leveleid megtekintéséhez.

És végezetül egy jó tanács: ne hagyj magad után semmit a gépen. Én még a böngésző előzményeket is törölni szoktam.

Automatizálás

Sok cég nem használja ki az informatikában rejlő lehetőségeket!

Tegnap egyik kedves ügyfelemmel áttekintettük, hogy a decemberben üzembe helyezett új szervernek, milyen lehetőségei vannak, amit az előző nem tudott.
Eközben derült ki, hogy kommunikációjuk egy jelentős része még mindig faxon történik, amin ők nem tudnak változtatni, tehát nem tudják az e-maillel helyettesíteni azt. A beérkezett faxokat egy régi hőpapíros készülék fogadja. Miután e-mailben kell továbbítani, azokat bescanelik és úgy küldik tovább. Egy nem jelentős beruházás (modem, kb. 10.000 Ft) és már tudják használni a fax kiszolgálót, ami eleve e-mailben kézbesíti a beérkezett faxokat és azt csak továbbítani kell.
Így nemcsak gyorsítják a munkafolyamatokat, de még drága hőpapírt sem kell majd venniük!

Egy másik tipikus példa a banki bizonylatok feldolgozása. Sok helyen ez még mindig nem automatizált, így lassú és sok hibát rejt magában.
Ma már egy cég nem élhet elektronikus banki program nélkül, amivel megspórolja, hogy az utalásokat a bankba kelljen vinni. Mi, már több mint 5 éve, a beérkező bizonylatok feldolgozását is automatizáltuk. Ügyviteli szoftverünk készítője leprogramozott egy import modult, amivel a banki bizonylatokat automatikusan fel tudjuk dolgozni. Így nem kell megvárni a postai úton a banki bizonylatokat, tehát hamarabb, kevesebb emberi munkával kerülnek azok feldolgozásra és pontosabban!

Konzultálj az informatikusoddal, hogy mit lehetne Nálatok optimalizálni! Vagy keress meg, segítek! 🙂

Évváltás

Az év végi adatokból a rendszeres napi mentésből érdemes egy napit külön eltenni. Ha nem készítenétek rendszeres, napi mentést, akkor itt a jó alkalom, hogy most készüljön egy! 🙂

A nem aktív adatokat archiváljátok! Tehát készüljön róla másolat, tegyétek el és utána a file szerveren már csak olvasható legyen! Így nem szükséges a napi mentésbe belevenni azokat!

Ha sok az időd, akkor egy kis új évi tisztogatást is érdemes megtenni! A biztosan nem kellő adatokat (fileok, e-mailek, stb.) töröld! A várhatóan nem szükséges adatokat archiválás után, töröld!

Újratelepítés a megoldás?

Windows-os gépeknél gyakran hallom, mint hibaelhárítási “technikát” az újrainstallációt. Én úgy gondolom, hogy majdnem minden probléma okát meg lehet találni és el lehet azt hárítani, anélkül, hogy az egész rendszert újra kelljen telepíteni.

A fő probléma, hogy mennyi ideig tart! Egy törlés és újratelepítés biztos 3-5 óra munka és utána a sok egyéni beállítás egy részét a felhasználónak újra meg kell tenni és ez néha hetekig is eltarthat. Ez áll szemben a tényleges hibakereséssel, ami lehet, hogy 1 óra alatt megvan, de akár 5 óránál is tovább tarthat, így viszont, utána legalább megmaradnak a felhasználó beállításai. Újratelepítésnél persze előfordulhat, hogy a probléma továbbra is fennáll és akkor hiába volt az egész.

Azt is szoktam hallani, hogy „korrodálódik” a windows és így egyre lassabb lesz, amire szintén az új telepítés szokott a javaslat lenni. Bár tényleg előfordul, hogy idővel egyre lassabb a működés, ami főleg abban az esetben fordul elő, ha különféle programok telepítése során egyre több fontos vagy felesleges elem kerül a rendszerre. A programok eltávolítása sok esetben nem tökéletes, így azoknak maradványai ténylegesen lassíthatják a rendszert. Ezért is célszerű, nem az irodai rendszereken kipróbálni ezeket, hanem például egy virtuális gépen és a munkaállomásokra csak a ténylegesen szükséges szoftvereket telepíteni. Ettől függetlenül én nem tapasztaltam, hogy normál használat során „elhasználódna” egy windows. Több gépemen 3-4 éves installáció van, amik probléma nélkül működnek. Általában nem is szoktam újratelepíteni, mert a 4-5 évenként esedékes hardver csere alkalmával úgyis új installáció kerül rájuk.

Legközelebb, ha azt mondja az informatikus, hogy újra kellett telepíteni valamit, akkor azt fenntartással kezeld! Nem biztos, hogy ez a megoldás! Egy jó szakembernek enélkül is meg kell találnia a hibát.

Hogyan érdemes a fájl kiszolgálón a jogosultságokat kialakítani?

A felhasználókat csoportokba kell rendezni, lehetőleg a végzett tevékenység alapján. Például: pénzügy, marketing, informatika, cégvezetes stb. és egy közös csoport: mindenki.

Az erőforrásokat (mappákat) mindenki számára megosztani.

A közös mappában a fenti csoportokhoz igazodóan kialakítani a könyvtár struktúrát. (Tehát legyen pénzügy, marketing, informatika, cégvezetes, közös és egyéb mappa.)

A mappákra, a file rendszerben, a csoportoknak adni a megfelelő jogosultságot. Így egy adott felhasználó, a csoporttagságain keresztül kapja meg a tényleges hozzáférés lehetőségét.

Soha nem szabad a felhasználóknak direkt jogosultságot adni! Ha akár egy felhasználónak kell is hozzáférést biztosítani, akkor is egy új csoportot kell létrehozni és annak ez a felhasználó legyen az egyetlen tagja. (Oka: ha a felhasználó elmegy és egy új jön helyette, ugyanazzal a feladatkörrel, akkor egyszerűen csak a megfelelő csoportokba kell betenni és nem kell manuálisan végigjavítani a jogosultságokat. Továbbá elképzelhető, hogy egy későbbi időpontban az egy felhasználós csoport munkáját további kolléga végzi. Tehát lehet, hogy most egy logisztikával foglalkozó felhasználó van, de később több lesz.)

A mappákon a lehető legkevesebb csoport kapjon jogosultságot és inkább a felhasználók kerüljenek több, megfelelő csoportba. Tehát felesleges minden könyvtárra a cégvezetés csoportnak jogosultságot adni, inkább az adott cégvezetők kerüljenek be a megfelelő csoportokba!

Az egyszerűbb és átláthatóbb rendszer, mindig jobb és hibabiztosabb!

Azért a jogosultságnál minden esetben célszerű a rendszergazda csoportnak is hozzáférést biztosítani. Továbbá megfelelő hozzáférés szükséges, hogy a mentést végző szoftver is hozzáférjen! A rendszergazdákra nem tartozó, bizalmas adatokat egyéb módon érdemes védeni. (Például jelszóval védett fileok.)

Cégváltozás

Bár minket ez nem érint, mert még nem volt rá szükség, de előfordul, hogy egy vállalkozást el kell adni vagy meg kell szüntetni és ilyenkor egy új vállalkozás végzi tovább ugyanazt a munkát.

Természetesen ilyenkor a domain nevekre is szükség van. Ha valószínűleg ez névváltozással is járt, akkor egy újat kell létrehozni és a régit átirányítani. Ha a név nem változik vagy a domain nem a névhez, hanem tevékenységhez, termékhez vagy egyébhez kapcsolódik, akkor nem szabad elfeledkezni a domainek átregisztráltatásáról!

Egyik ügyfelünk került most olyan helyzetbe, hogy eladta a régi céget, és egy új cég viszi tovább ugyanazt a tevékenységet (külföldi márka magyarországi képviselete). Most derült ki, hogy a domain még a régi cég nevére van regisztrálva, akitől most már nem tudnak lemondó nyilatkozatot szerezni.

Bár vélhetően a problémával ritkán találkozol, de ha egyszer ilyen helyzetbe kerültök, akkor jusson eszetekbe, hogy milyen domain neveitek vannak és gondoskodjatok róla még időben!

BSA aktuális kampány

Májusban az akkori BSA kampány kapcsán már leírtam gondolataimat. Most nem akartam ismét elővenni a témát, pedig nem múlt el nap az előző héten, hogy valamelyik ügyfelünk ne hívott volna fel ezügyben.

A jelenlegi kampány a májusi folytatása. Én két verzióját láttam:

1. Aki nem foglalkozott a májusi DM levéllel (vagy meg sem kapta azt!)

“A Business Software Alliance (BSA) ügyfelünk nevében és képviseletében ez év májusában levélben megkerestük Önöket a vállalatuk által használt, BSA tagok által kiadott szoftverek nyilvántartásával kapcsolatban.
A levélre ügyfelünk a mai napig nem kapott választ Önöktől – vélhetően a szoftverek nyilvántartásával kapcsolatos adminisztratív hiányosságok miatt.”

Kicsit furcsa, hogy rögtön azt tételezik fel, hogy nincs rendben a szoftverek nyilvántartása! Esetleg, hogy nem volt idő egy nem kötelező nyilvántartást elküldeni egy szervezetnek, akivel nem biztos, hogy meg akarjuk osztani a bizalmas adatainkat?

2. Aki elküldte a kért szoftvernyilvántartást:

“Köszönjük, hogy elküldte a vállalatuk szoftvernyilvántartását.

A BSA szakértői a nyilvántartást áttekintették és az alábbi minősítéssel (megjegyzésekkel) látták el:

– A válaszlevél nyilvántartás-melléklettel érkezett, így feltételezhető, hogy a vállalat a törvényi előírásoknak megfelelően nyilvántartást vezet.
– A levélben felsorolt szoftvernyilvántartási adatok tartalmilag nem felelnek meg a BSA ajánlásainak.
– A válaszlevélben vagy mellékletben nincs utalás a vállalat által használt számítógépek számára, így a nyilvántartás nem tekinthető teljesnek.”

Ebből leginkább az utolsó pontot találom zavarónak. Egyrészt még a BSA honlapjáról letölthető szoftvernyilvántartási minta sem tartalmaz utalást a “vállalat által használt számítógépek számára”. Másrészt ha nem BSA tag által gyártott szoftver van egy gépre telepítve, akkor miért lenne szükséges ezt nekik elküldenem?!

Mindegyik levélben nagyon finoman, nagyon jól megfogalmazva jogi lépéseket helyeznek kilátásba, ha nem küldjük el a szoftvernyilvántartást. Mindegyik levél mellékleteként csatoltak mintát a szoftverek nyilvántartására, az alkalmazotti nyilatkozatra, illetve a szoftver etikai kódexre. (Ebből a szoftvernyilvántartás letölthető a BSA honlapjáról, PDF formátumban, ami elég nehezen hasznosítható, mivel nem könnyen tölthető ki, csak a kinyomtatott verzió, kézzel. A többi dokumentum még le sem tölthető! Azért ha valaki szeretné használni, innen le tudja tölteni és igény szerint módosítani: Szoftver Etikai Kódex és Alkalmazotti nyilatkozat)

Bár hasznos és javasolt, hogy legyen szoftvernyilvántartásotok, de részemről nem szívesen osztom meg ezt egy szervezettel, akinek erre törvényi felhatalmazása nincs! Bár én nem vagyok jogász és ez a téma, egyre inkább, rájuk tartozik. Az informatikusnak csak a technikai listát kell elkészíteni a telepített szoftverekről.

„Garantáltan az első leszel a Google találati listájában!”

Tegnap felhívott egy internetes szaknévsor ügynöke. 48.000 Ft+áfa díjért azt kínálják, hogy 2 évig, 8 kereső (Google, Yahoo, Goliat, stb.) első helyén lesz a cégünk web oldala, 30 kulcsszóra. Persze rögtön le szoktam az ilyen telefonokat tenni, de ez az arcátlanság felkeltette az érdeklődésemet, így rákérdeztem:

– Mi a garancia, hogy én két évig az első helyen leszek?
– Mert mi ezt kínáljuk.
– Mi van, ha mégsem?
– De ott lesz.
– És ha nem, akkor visszakapom a pénzem?
– Biztos, hogy ott lesz.
– Küldje el a szerződést!

El is küldte, amiből nehéz értelmeset kihámozni, de nem látok például pénz visszafizetési garanciát arra az esetre, ha nem így valósulna meg az ígéret.

Ma visszahívott:

– Megkapta az e-mailt?
– Igen, de nem látok benne garanciát. Melyik pontban van?
– Benne van.
– Én nem találtam ilyet. Én, többek között, ezzel a témával is foglalkozom, így biztos vagyok benne, hogy azt Önök nem tudják garantálni, hogy én egy adott szóra az első oldalon legyek például a Google találati listájában. Ehhez nekünk kell a saját oldalunkat úgy elkészíteni, stb.
– Mi szerződésben állunk a Google-lel…
– Az kizárt.
– Adjam a főnököm, aki meggyőzi Önt erről?
(Itt lett végképp elegem.)
– Nem köszönöm. Minket ez a szolgáltatás nem érdekel.
– De…
– Köszönöm. Viszonthallásra.

10 perc múlva visszahív:

– Beszéltem a főnökömmel. Az Önök részéről csak egy dolog fontos, hogy az oldal title-je ki legyen töltve.
– Minket ez a szolgáltatás nem érdekel. Viszonthallásra.

Az egész lényege, hogy ne dőljetek be az ilyen ajánlatoknak! Garantálni senki nem tudja az elsőséget (főleg nem két évre). (Azon túl, hogy felháborító egy egyértelműen hazudik az ajánlatban a fenti cég.)

DOC, XLS vs. PDF

A múlt héten megint többször előfordult, hogy DOC fileokat kaptam e-mail marketing anyagként. Például egy A4-es oldalnyi anyagot egy 3MB (!) méretű fileban. (Próbából PDF-et készítettem belőle, 150KB lett.)

Sőt! Web oldalon is láttam már olyat, hogy ezen keresztül akarnak információt megjeleníteni. Egy A4-es oldalnyi sajtóközlemény tettek ki DOC-ban az oldalukra.

NE!

Nem azt mondom, hogy ezt a partnerek, látogatók nem tudják megnézni. Ma már azt sem mondhatom, hogy ehhez meg kell vásárolni a Microsoft Office csomagot, hiszen minden egyéb irodai alkalmazás tartalmazza a DOC, XLS és egyéb fileformátumok importálásának lehetőségét, továbbá ingyenes megjelenítők is letölthetők a Microsoft honlapjáról.

Egyszerűen ezeket a formátumokat nem erre találták ki! Kényelmetlen a megnyitásuk, lehetnek vírushordozók, így nem szívesen nyitják meg őket. A megjelenítést végző számítógép sok beállításától függhet, hogy hogyan néz ki. Sok esetben tartalmaznak felesleges vagy bizalmas információt is! Én eddig a következőket kaptam:

Volt olyan szerződést DOC-ban, amiben a korrektúrák benne maradtak, tehát meg tudtam nézni, hogy kivel (és milyen áron!) írták korábban alá a szerződést, mivel csak egy előző szerződést módosítottak és küldték el nekem.

Kaptam olyan ajánlatot DOC-ban, aminek az adatlapján benne volt az eredeti készítő neve és cég neve. (Így megtudtam, hogy ki az alvállalkozó, akinek az ajánlatát küldték tovább nekem.)

Nem kaptam, de kaphattam volna, XLS árlistát, amiben a beszerzési árak is szerepelnek és a képlet, amivel az árakat számolják belőlük.

Folytathatnám… Úgy látom, hogy még mindig túl sokat és feleslegesen használják ezeket a fileformátumokat.

Csak akkor küldj vagy jelenítsd meg a web oldalatokon DOC vagy XLS filet, ha azt a másik oldalnak még szerkesztenie kell (kitöltendő űrlap, módosítandó szerződés, stb). Minden más esetben javaslom például a PDF-et.

Ha mégis szükséges a DOC vagy XLS használata, akkor feltétlen győződj meg róla, hogy nem marad a fileban semmi felesleges vagy bizalmas adat!